Control de Inventario

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

• Inventario (inicial).
• Compras.
• Devoluciones en compra.
• Gastos de compras.
• Ventas.
• Devoluciones en ventas.
• Mercancías en tránsito.
• Mercancías en consignación.
• Inventario (final).

      El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el período contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el período contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente.

En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el período contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas. Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.

Valoración de Entradas

Valoración por el método FIFO

    Fist In First Out (Primera entrada, primera salida). Este método asigna a la unidad que sale el valor de la primera que entró. La existencia que sale se supone que es la más antigua. Vamos a ver un ejemplo:

•     El dia 01-01-98 entran 100 artículos a 300 Bsf.
•     El dia 02-01-98 entran 200 artículos a 200 Bsf
•     El dia 02-01-98 salen 80 artículos. (Calcular el precio de salida)
•     El dia 03-01-98 salen 40 artículos. (Calcular el precio de salida)

    Para la primera salida, los 80 artículos salen al precio de la primera entrada: 300 Bsf.

    Para la segunda salida, aún nos quedan 20 artículos de la primera entrada para salir a 300 Bsf. Después, agotados los artículos de la primera entrada, los 20 siguientes saldrán al precio de la segunda entrada, es decir, a 200Bsf. Es decir, los 40 artículos de la segunda salida salen:

    20 a 300 Bsf

    20 a 200 Bsf

    Nos quedarán todavía en almacén 180 artículos de la segunda entrada a 200 Bsf para la siguiente salida de artículos (si hubiese).

Valoración por el método LIFO

Last In First Out (Última entrada, primera salida). Este método asigna a la unidad que sale el valor de la última que entró. La existencia que sale se supone que es la más nueva. Vamos a ver un ejemplo con los mismos movimientos que el ejemplo anterior:

•     El dia 01-01-98 entran 100 artículos a 300 Bsf.
•     El dia 02-01-98 entran 200 artículos a 200 Bsf
•     El dia 02-01-98 salen 80 artículos. Saldrán a 200 Bsf. (Precio de la última entrada)
•     El dia 03-01-98 salen 40 artículos. Saldrán a 200 Bsf. (Los precios de la última entrada aún no se han agotado, y nos quedarán todavía 80 artículos para salir a 200 Bsf. Una vez agotados, la siguiente salida se haría a 300 Bsf).

·         Precio Medio Ponderado (PMP)

·         Este criterio resuelve el problema de la prioridad unificando el precio de todas las unidades de existencias. Cada vez que hay una compra se calcula un nuevo precio medio teniendo presentes las cantidades previamente almacenadas y las que entran.
A fin de ejercicio quedan en el almacén las existencias con el último de los precios medios calculado después de la última compra.
El PMP es el criterio recomendado por el Plan General de Contabilidad para aquellos bienes con precio de adquisición o coste de producción no identificable para cada unidad.

·         b) FIFO (First In First Out = Primera Entrada Primera Salida) Con este criterio todas las remesas conservan el precio con el que entran en el almacén. En el momento de la venta salen primero las unidades pertenecientes a las remesas más antiguas, es decir, las que más tiempo llevan en almacén. De esta forma, a fin de ejercicio quedan en almacén las compradas en último lugar.

·         c) LIFO (Last In First Out = Última Entrada Primera Salida) Según este criterio, todas las remesas conservan el precio con el que entran en el almacén. En el momento de la venta salen primero las unidades pertenecientes a la remesa más reciente. Así, a fin de ejercicio quedan en almacén las compradas en primer lugar. Realiza por tu cuenta esta ficha de almacén, el recuento final a 31-12 arroja un total de 4 500 Bsf.

Sistemas de inventarios

 Las empresas mantienen inventarios de materias primas y de productos terminados. Los inventarios de materias primas sirven como entradas al proceso de producción y los inventarios de productos terminados sirven para satisfacer la demanda de los clientes. Puesto que estos inventarios representan frecuentemente una considerable inversión, las decisiones con respecto a las cantidades de inventarios son importantes. Los modelos de inventario y la descripción matemática de los sistemas de inventario constituyen una base para estas decisiones.

Mantener un inventario (existencia de bienes) para su venta o uso futuro es una práctica común en el mundo de los negocios. Las empresas de venta al menudeo, los mayoristas, los fabricantes y aún los bancos de sangre por lo general almacenan bienes o artículos. ¿Cómo decide una instalación de este tipo sobre su "política de inventarios", es decir, cuándo y cómo se reabastece?. En una empresa pequeña, el administrador puede llevar un recuento de su inventario y tomar estas decisiones. Sin embargo, como esto puede no ser factible incluso en empresas chicas, muchas compañías han ahorrado grandes sumas de dinero al aplicar la "administración científica del inventario". En particular, ellos

• ·         Formulan un modelo matemático que describe el comportamiento del sistema de inventarios.
• ·         Derivan una política óptima de inventarios con respecto a este modelo.
• ·         Con frecuencia, utilizan una computadora para mantener un registro de los niveles de inventario y señalar cuándo conviene reabastecer.

Funciones Que Efectúa El Inventario

En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a máquina y que estas se preparen para producir una sola parte.

Funciones:

• Eliminación de irregularidades en la oferta
• Compra o producción en lotes o tandas
• Permitir a la organización manejar materiales perecederos
• Almacenamiento de mano de obra

Decisiones sobre inventario:

Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones de inventario recién revisadas. Estas dos decisiones se hacen para cada artículo en el inventario:

1.- Que cantidad de un artículo ordenar cuando el inventario de ese ítem se va a reabastecer.

2.- Cuando reabastecer el inventario de ese artículo.

Importancia del control de inventario

 

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades.

La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve.    Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.

Inventario

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.