ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
En los negocios existe una realidad reconocida por muchos, pero desafortunadamente racionalizada e implementada por pocos "quien compra bien, vende o produce bien". El tener una buena política de compras, le va a permitir un manejo fluido a la empresa y disminuir sus costos, lo que obviamente mejorará su rentabilidad. Debido a lo anterior es necesario estudiar los inventarios desde el momento en que se proyecta la compra, es decir involucrarlos en los procesos de planeación de la compañía y en su contrapartida obligatoria, el control.
En
la acepción más amplia de la palabra, los inventarios
son recursos utilizables que se encuentran almacenados para su uso posterior
en un momento determinado. Algunos autores los definen simplemente como
bienes ociosos almacenados en espera de ser utilizados. Otros autores
los definen como un activo corriente de vital importancia para el funcionamiento
de la empresa. Existen múltiples argumentos para justificar la
tenencia o no de inventarios, de los cuales mencionaremos tan solo unos
pocos.
Argumentos a favor:
Prever escasez
Es preferible ahorrar productos que plata
Permiten obtener ganancias adicionales cuando hay alzas
Facilitan desfasar (separar) los diferentes procesos de la empresa.
Argumentos en contra:
Inmovilizan recursos que podrían usarse mejor
Esconden los problemas de la empresa
Disimulan la ineptitud del tomador de decisiones
Facilitan esconder los problemas de calidad.
Argumentos a favor:
Prever escasez
Es preferible ahorrar productos que plata
Permiten obtener ganancias adicionales cuando hay alzas
Facilitan desfasar (separar) los diferentes procesos de la empresa.Argumentos en contra:
Inmovilizan recursos que podrían usarse mejor
Esconden los problemas de la empresa
Disimulan la ineptitud del tomador de decisiones
Facilitan esconder los problemas de calidad.
Los
argumentos esgrimidos por los "partidarios" de cada corriente
tienen validez relativa, esto es lo que los hace tan peligrosos, ya
que al tener indiscutiblemente una parte de realidad son aun más
difíciles de rebatir que las verdades verdaderas como diría
Fuentes, debido a lo anterior es que debemos ser objetivos en la posición
a asumir y no ser maniqueos, es decir no debemos creer que nuestro argumento
es acertado y que todos los demás están equivocados.
Lo
que es indiscutible, es que los inventarios representan un alto porcentaje
de los activos en el balance y a las compras les sucede lo mismo con
respecto a las utilidades en los estados de resultados, entonces si
desde el punto de vista financiero reconocemos esta realidad y no hacemos
nada con el objeto de mejorar su manejo estamos siendo irresponsables
con nuestra empresa.
CLASIFICACIÓN ABC
En cada empresa se utilizan diferentes productos, cada uno de ellos con sus propias características, por lo tanto, cada uno de ellos necesita de un manejo particular, dependiendo de su importancia en los procesos de la compañía y de las posibilidades de adquisición. El pensar que todos los productos se deben controlar de la misma manera, es una visión limitada de la realidad, que implica desgaste y sobrecostos innecesarios.
En cada empresa se utilizan diferentes productos, cada uno de ellos con sus propias características, por lo tanto, cada uno de ellos necesita de un manejo particular, dependiendo de su importancia en los procesos de la compañía y de las posibilidades de adquisición. El pensar que todos los productos se deben controlar de la misma manera, es una visión limitada de la realidad, que implica desgaste y sobrecostos innecesarios.
El
análisis ABC es una manera de clasificar los productos de acuerdo
a criterios preestablecidos, la mayor parte de los textos que manejan
este tema, toman como criterio el valor de los inventarios y dan porcentajes
relativamente arbitrarios para hacer esta clasificación. Por
ejemplo, el 10% de los productos representan el 60% de las compras de
la empresa por lo tanto esta es la zona A, un 40% de los productos el
30%, que serian los que están ubicados en la zona B, el resto
(50% de los productos y 10% de las compras) son productos C.
Los
valores anteriores son arbitrarios, cada empresa tiene sus particularidades,
si alguien decide utilizar este criterio debe ser consciente de las
realidades de su empresa. Se debe pensar no solo en los costos, es importante
ver otros criterios, lo que es sin duda la principal dificultad en este
tipo de análisis. Es innegable, sin embargo que un pequeño
porcentaje de productos, desde cualquier criterio, es indispensable
para el funcionamiento de la empresa y/o para mejorar su rentabilidad,
estos serian clasificados como productos A típicos, y de acuerdo
a este punto de vista se van seleccionando los productos de las demás
zonas; si uno considera oportuno podría pensarse en la posibilidad
de agregar una zona D, para productos realmente intrascendentes y de
costo muy bajo.
La siguiente gráfica nos da una
visión de la clasificación ABC, no se utilizaron porcentajes en forma
explícita, para no caer en la tentación de dogmatizar sobre un valor en
particular, la idea es que a los productos de la zona A se le busquen
modelos que permitan un control muy fuerte sobre el criterio clave que
se esté manejando y a medida que se alejen los productos de esta zona,
los modelos puedan ser más flexibles; esto no quiere decir que se
descuide el control físico de los inventarios, ya que como se mencionó
en la introducción ese no es el objetivo del presente fascículo.
MODELO
DE CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO.
Este modelo parte de una serie de supuestos fuertes, los cuales se van suavizando a medida que se avanza en la teoría, sin embargo sus aplicaciones y utilidad son importantes y los desarrollos posteriores que ha permitido, lo hacen un punto de referencia obligado en todos los campos donde se hable de inventarios. Por eso no es extraño encontrar menciones a este modelo en múltiples libros de costos, de administración de operaciones, de logística, de cálculo y de otros temas. Los supuestos sobre los que este modelo se construye son:
Este modelo parte de una serie de supuestos fuertes, los cuales se van suavizando a medida que se avanza en la teoría, sin embargo sus aplicaciones y utilidad son importantes y los desarrollos posteriores que ha permitido, lo hacen un punto de referencia obligado en todos los campos donde se hable de inventarios. Por eso no es extraño encontrar menciones a este modelo en múltiples libros de costos, de administración de operaciones, de logística, de cálculo y de otros temas. Los supuestos sobre los que este modelo se construye son:
1. La demanda se conoce con certidumbre y es constante.
2. Los costos relacionados con el modelo permanecen constantes.
3. La cantidad de pedido por orden es la misma.
4. El pedido se recibe en el momento que se ordena.
5. El inventario se restablece en el momento en que se agota.
6. El proveedor nos surte las cantidades solicitadas en un solo lote.
7. Se considera un horizonte infinito y continuo en el tiempo.
El comportamiento de este modelo se aprecia fácilmente en la siguiente gráfica
Para
poder tomar una decisión sobre: la altura del triángulo
(cantidad de pedido), el número de triángulos (números
de pedidos en el periodo), la base del triángulo (tiempo entre
pedidos) y conocer el valor asociado con estas decisiones es necesarios
conocer los siguientes datos:
Demanda,
normalmente se trabaja anual, aunque el modelo permite otros manejos,
se calcula a partir de los presupuestos de la empresa.
Costo
de pedido, este se genera cada vez que la compañía efectúa
una compra, en su calculo debe involucrarse desde el tiempo que se toma
para efectuar el pedido, hasta los gastos de transporte y recepción
de la mercancía, sin olvidar incluir los gastos administrativos
pertinentes al pago de la factura.
Costo
de mantenimiento (conservación), este nos indica cuanto vale
tener la unidad de inventario en bodega, debe tenerse en cuenta desde
el costo del dinero, hasta los seguros en caso de tenerlos, el de la
bodega y el del personal que maneja los inventarios, este costo se debe
dar en la misma unidad de tiempo en que se estima la demanda.
La
parte compleja del modelo es precisamente la definición de los
costos anteriores, si se calculan objetivamente el modelo da unos resultados
válidos así no sean absolutamente exactos, el objetivo
del modelo no es minimizar uno de estos costos, ya que su comportamiento
es inverso y en caso de minimizar uno solo de ellos, el otro se dispara
por lo que los costos asociados serán más altos, lo importante
es minimizar la suma de los costos de pedir y de mantener , lo que se
conoce con el nombre de costo asociado, en la siguiente gráfica
observamos como dicho costo en los valores cercanos al mínimo,
no cambia considerablemente, sin embargo si nos alejamos de este los
costos pueden incrementarse de forma importante, por lo que la idea
consiste en pedir un valor muy cercano a la cantidad económica
de pedido.
La simbología
que se va a utilizar es una de las tantas existentes, en caso de que
se consulte a alguno de los autores citados o a otros es posible encontrar
símbolos diferentes, esto no es problema lo importante es tener
claros los elementos conceptuales.D : Demanda
Co : Costo de pedido
Cc : Costo de conservación
Q* : Cantidad económica de pedido
N : Número de pedidos
Tc : Tiempo entre pedidos
CA: Costo asociado a la política de inventarios
CT: Costo total, involucra valor de los artículos y el costo asociado.
Calculando las primeras tres variables los demás valores quedan automáticamente dados, la demostración del porque se utilizan las formulas siguientes proviene del calculo diferencial:
Ejemplo
Un impresor que en la actualidad esta haciendo una compra mensual, estudio el comportamiento del papel libro de 70 gr. en los últimos doce meses, encontró que su demanda fue de: 10, 11, 10, 9, 10, 11, 9, 10.5, 10, 9, 9 y 11.5 toneladas por mes, estima el precio de compra se va a mantener en $2.300.000 por tonelada, su costo de pedido en $500.000 y por política carga un 15% del costo unitario al manejo de los inventarios mas $55.000 por concepto de bodegaje, calcular:
1. El modelo a manejar en estas condiciones.
2. Si el proveedor ofrece darnos un descuento del 10% por compras superiores a 30 toneladas y uno del 11% por compras de 60 toneladas, como cambiaría mi política.
3. Si adicional al descuento logramos obtener un plazo que hace que nuestro costo de conservación se reduzca solamente al de bodegaje como cambiaría mi política.
Un impresor que en la actualidad esta haciendo una compra mensual, estudio el comportamiento del papel libro de 70 gr. en los últimos doce meses, encontró que su demanda fue de: 10, 11, 10, 9, 10, 11, 9, 10.5, 10, 9, 9 y 11.5 toneladas por mes, estima el precio de compra se va a mantener en $2.300.000 por tonelada, su costo de pedido en $500.000 y por política carga un 15% del costo unitario al manejo de los inventarios mas $55.000 por concepto de bodegaje, calcular:
1. El modelo a manejar en estas condiciones.
2. Si el proveedor ofrece darnos un descuento del 10% por compras superiores a 30 toneladas y uno del 11% por compras de 60 toneladas, como cambiaría mi política.
3. Si adicional al descuento logramos obtener un plazo que hace que nuestro costo de conservación se reduzca solamente al de bodegaje como cambiaría mi política.
Lo
primero que debemos observar es el comportamiento de la demanda el cual
vemos que es relativamente constante, por lo que podemos asumir que
nuestro modelo se comporta de acuerdo a los parámetros de un
modelo de cantidad económica de pedido con los siguientes datos
de entrada:
D = 120 toneladas año
Co = $500.000
C = $2.300.000 tonelada
Cc = $400.000 tonelada/año
Por tanto
Como podemos observar en esta política de compra de inventarios, la empresa ahorra más de un 20% en el costo asociado a los inventarios que tendría si efectuase una compra mensual ( CA = 12*500.000 + [12/2]*400.000 = $8.500.000), lo que sumado al ahorro que se lograría con los diferentes productos que maneja la compañía permitirá mejoras importantes en la rentabilidad al final del ejercicio.
Con respecto a la
pregunta 2:D = 120 toneladas año
Co = $500.000
C = $2.300.000 tonelada
Cc = $400.000 tonelada/año
Por tanto
Como podemos observar en esta política de compra de inventarios, la empresa ahorra más de un 20% en el costo asociado a los inventarios que tendría si efectuase una compra mensual ( CA = 12*500.000 + [12/2]*400.000 = $8.500.000), lo que sumado al ahorro que se lograría con los diferentes productos que maneja la compañía permitirá mejoras importantes en la rentabilidad al final del ejercicio.
Alternativa 1:
Alternativa 2:
Por lo tanto se debe aceptar el descuento del 10%, ya que en caso de seleccionar la escala que brinda descuento del 11%, los sobre costos por manejo de inventarios son superiores a los beneficios que se obtendrían con un menor valor de la compra.
La pregunta 3, hace gala de un aforismo, que en ocasiones es valido: "no importa el precio sino el plazo"; para nuestro caso al cambiar radicalmente el costo de conservación se debe recalcular todo el modelo con un costo de conservación de $55.000, lo que nos dará los siguientes resultados:
En
esta fase de éste problema en particular vemos como con un reducción
del costo de pedido, automáticamente, podemos pedir con un descuento
del 10% dadas las condiciones de negociación planteadas, con
lo que conseguiría ahorros por una cantidad superior a los treinta
millones de pesos con respecto a los resultados obtenidos en el modelo
clásico, si vemos la segunda escala de descuentos obtenemos:
En este caso se
debe aceptar la segunda escala de descuentos.